Apr 19

Am ajuns la Pomodoro fara sa vreau

Am ajuns la Pomodoro fara sa vreau

Pentru cei care nu stiu, Pomodoro este o tehnica de crestere si eficientizare a productivitatii care te ajuta in final sa iti administrezi mai bine timpul si sa fii mai productiv. Desi stiu de ea de cativa ani buni si am mai citit de-a lungul timpului despre ea, nu pot sa spun ca m-a atras in mod deosebit sau ca am simtit nevoia sa o utilizez in procesele mele, principalul motiv fiind acela ca in general task-urile mele sunt cam de o ora sau chiar si mai mari, sunt destul de organizat si am anumite tehnici pe care le aplic, astfel incat sa nu am nevoie de Pomodoro in mod special pentru a imi eficientiza munca.

 

Scurt istoric despre Pomodoro

A fost dezvoltata in anii ’80 de catre Francesco Cirillo si foloseste un timer pentru a sparge intervalele de munca in segmente de cate 25 de minute, urmate de pauze scurte de 5 minute. Un proiect mai mare este spart in mai multe „pomodoros” si in vremurile de inceput era folosit un ceas de bucatarie, care era setat pe 25 de minute pentru a semnala intreruperea unui astfel de ciclu de lucru. In ziua de azi exista o multitudine de soft-uri care fac asta, dar cu 15 lei gasiti la Ikea un astfel de ceas de bucatarie cu care va puteti juca.

 

Ce cuprinde tehnica Pomodoro?

Ca tehnica de lucru, Pomodoro are cativa pasi simpli, sase la numar si presupune urmatoarele:

  1. Alege task-ul care trebuie facut (trebuie sa fie un task pe care stii ca il poti face in 25 de minute).
  2. Seteaza timer-ul pomodoro la 25 de minute (aveti un timer de 25 de minute care functioneaza in browser aici).
  3. Munceste la task-ul ales pana cand suna ceasul (aici trebuie sa aveti grija sa nu fiti intrerupti de alte lucruri, telefoane, mesaje pe facebook, e-mail-uri, alte interferente externe).
  4. Marcheaza pe o foaie de hartie, dupa ce suna ceasul, ca ai facut un pomodoro. Practic notezi numarul de cicluri de productivitate sau pomodoros facute.
  5. Daca ai mai putin de 4 marcaje, ia o pauza de 3-5 minute si incepe un nou ciclu de productivitate. O iei de la capat, un nou ciclu.
  6. Dupa 4 pomodoros, fa o pauza mai lunga de 30 de minute, dupa care reseteaza numaratoarea si incepe de la inceput cu o alta serie de 4 cicluri.

Esentialul acestei tehnici este la pasul 3, cand trebuie sa te concentrezi cat mai bine doar la ceea ce ai de facut si sa nu lasi alti factori externi sa te intrerupa sau sa te perturbe. Aici eu am o tehnica proprie: daca task-ul respectiv imi ia mai putin de 2-3 minute, eu, personal, intrerup ceea ce lucrez si raspund la un e-mail sau raspund la un mesaj pe care il primesc pe diverse canale de comunicare.

 

Cum am ajuns sa folosesc Pomodoro?

Teoretic exagerez cand spun ca am ajuns sa folosesc Pomodoro, pentru ca nu am intentionat nicio clipa sa pun un tool care sa imi semnaleze momentul in care sa intrerup munca si nici nu am probleme mari cu productivitatea sau managementul timpului. Experienta estimarilor din multinationala unde am lucrat 8 ani isi spune cuvantul, asa ca sunt in stare sa estimez destul de bine volumul de munca pe care il am la un proiect. Apoi, pentru ca intotdeauna imi notez atat in calendar, cat si intr-un soft separat ceea ce muncesc pentru fiecare client si proiect, pot sa evaluez si sa vad daca estimarile mele initiale au picat sau nu pe durata efectiva a proiectului. Faptul ca le cam nimeresc imi arata clar faptul ca stiu sa fac estimarile corect (niciodata nu le poti face perfect).

Atunci cand lucrez la proiecte mari, pot fi si cicluri de lucru de 3-4 ore fara sa ma ridic de pe scaun, dar de cele mai multe ori caut sa le sparg in cicluri de lucru de o ora. Pentru scrierea unui articol pe blog imi trebuie 1 ora sau aproximativ 2 ore, daca este vorba de un review la un produs. De asemenea, in cazul unui review exista si prelucrari foto/video separate pentru articol, pe care le fac intr-un ciclu separat de o ora. Practic asta era principalul motiv pentru care am sustinut ca Pomodoro nu e o tehnica potrivita a mi se aplica mie.

Doar ca in ultima luna s-au adunat foarte multe task-uri mici, update-uri pentru clienti, rapoarte, facturi, lucruri care imi ocupa intre 15 si 30 de minute. Astfel incat daca un client are nevoie de o modificare si aceasta dureaza doar 15 minute, stau cu ochii pe ceas si folosesc restul minutelor ramase pana la si 30 sau la fix pentru a aduce alte imbunatatiri pentru acelasi proiect si acelasi client. Si uite asa am ajuns sa am in calendar foarte multe cicluri de cate 30 de minute.

Exemplu:

Ca sa intelegeti un exemplu concludent, in momentul acesta ceasul indica 10:06, deci e clar ca nu m-am incadrat intr-o ora cu acest articol (e si lung) si ca cel mai probabil, pana apuc sa-l termin, pana apuc sa ii pun tag-uri, poze si ce ii mai trebuie, o sa ajung sa il termin la si 30. Daca termin la si 25, o sa iau o scurta pauza (in care de obicei ma plimb 2-3 ture prin birou pentru a imi dezmorti oasele, iar daca termin mai devreme, mai bibilesc la blog, ca mereu mai sunt lucruri de aranjat si imbunatatit. A existat si o intrerupere de 5-7 minute in acest ciclu; practic cand am ajuns la punctul 2 al tehnicii, mi-am dat seama ca am deja cateva timer-e la HUB/23 si ca pot crea rapid unul de 25 de minute pentru Pomodoro, ceea ce am si facut.

Deci cumva, fara sa vreau, am ajuns sa am task-uri de 25-30 de minute, urmate de pauze scurte si cumva ceea ce fac a ajuns sa semene incredibil de mult cu Pomodoro. Am prieteni pe care aceasta tehnica i-a ajutat incredibil de mult sa isi creasca productivitatea, eu nu am fost cel mai incantat de perioada scurta pe care o are un ciclu de activitate, dar vad ca din ce in ce mai des ajung sa lucrez in astfel de cicluri. Pe de alta parte, atunci cand lucrez concentrat timp de 2-3 ore la un proiect, se vede clar diferenta si progresul; ca programator pot face asta, insa ca manager de companie e mai greu, pentru ca intervin tot felul de factori precum telefoane si e-mail-uri (uneori urgente), care cumva trebuie preluate cat mai rapid.

Lasa un comentariu

Adresa ta de e-mail nu va fi facuta publica.