7 pasi ca sa devenim mai productivi

Inspirat de articolul lui Alex Negrea, am zis sa vin sa va povestesc si eu despre cum am reusit sa trec de-a lungul anilor de la procrastinare la productivitate si cum am reusit sa impun unele reguli care sa ma ajute in final sa am mai mult timp pentru mine sau pentru noi proiecte. Totul tine in final de autodisciplina, de cat de tare ne putem impune sa facem anumite lucruri si, nu in ultimul rand, de incercarea de a schimba vechi obiceiuri si de a le inlocui cu altele care sa ne ajute sa fim mai productivi.

Pasul 1: Organizeaza-te

Cred ca cel mai important pas si de la care trebuie sa incepi este sa iti organizezi putin lucrurile din viata ta, sa observi cu atentie task-urile pe care le ai de facut peste zi si sa le grupezi in asa fel incat sa fii cel mai productiv cu putinta. Unul din lucrurile pe care le-am facut acum 3 ani a fost sa setez un proces prin care multiple task-uri sa ajunga sa fie organizate intr-un singur loc. Si chiar daca s-au schimbat foarte multe in acesti 3 ani, procesul creat de mine la momentul respectiv este inca valabil si il folosesc cu succes. Puteti citi articolul despre procesul meu de productivitate dand click pe link. Dupa cum va spuneam, e-mailul si calendarul au ramas in continuare metodele de organizare cele mai bune pentru mine. Posibil sa trec la un moment dat la un CRM sau ERP pentru o si mai buna organizare, atat a mea, cat si a celorlalti din echipa, dar momentan ma descurc perfect cu ce am.

Pasul 2: Foloseste tehnologia

Indiferent de ce ai putea crede despre tehnologie, sa stii ca a fost creata sa ajute oamenii; dar asta e alt subiect. Pe mine, tehnologia ma ajuta foarte mult sa fiu mai organizat; dupa cum ati vazut si mai sus, folosesc Google Mail si Google Calendar pentru a fi cat mai organizat cu putinta. De asemenea, telefonul ma ajuta enorm in foarte multe cazuri si imi creste productivitatea. In urma cu 3 ani, va povesteam despre cresterea productivitatii cu Samsung Galaxy Note II (dai click pe link), este inca valabil ce am scris atunci, doar ca acum utilizez un Samsung Galaxy Note IV si posibil in curand chiar un Note V. Ma uit la articol si in mare si aplicatiile au ramas aceleasi; de exemplu a disparut Home Bank pentru ca nu mai am cont la ING si nici de aplicatia de la BT nu sunt multumit, dar mai nou pot intra direct cu Chrome in aplicatia de Internet Banking de la BT si chiar m-a ajutat de cateva ori sa fac asta de pe telefon.

De asemenea, pe perioada cat am testat una din bratarile de fitness, am gasit foarte util sa setez mult mai putine notificari pe ea (sa vibreze) si astfel setam telefonul pe mute in momentele in care lucram la ceva si nu mai eram deranjat decat de telefoane si 2 tipuri de notificari: e-mailuri si notificari de plata, desi cele din urma nu reprezentau un beneficiu real, dar am considerat ca se merita orice intrerupere de la task-urile curente datorate primirii unei sume de bani in cont (paypal si profitshare).

Pasul 3: Focuseaza-te pe un singur task

E demonstrat stiintific ca oamenii nu pot rezolva mai multe lucruri in acelasi timp si chiar daca abilitatea creierului de a trece rapid de la o sarcina la alta creeaza impresia ca unii oameni au aceasta capacitate de a face simultan mai multe lucruri, in realitate este o iluzie. Deci nu este deloc recomandat sa faci asta. Productivitatea creste considerabil atunci cand faci un singur lucru si te concentrezi doar asupra lui. Asta inseamna sa incerci sa diminuezi din factorii externi care te-ar putea perturba cat mai mult. Si aici, in cazul meu, cel mai mare factor perturbator sunt notificarile care imi apar pe ecran, pentru ca deja reusesc sa ignor telefonul daca anunta sonor vreo notificare. Chiar cand scriam acest articol, a venit un e-mail cu subiectul „Colaborare …”. Credeti ca am putut sa continui sa lucrez la articol? Normal ca a trebuit sa intrerup scrisul si sa ma duc sa vad despre ce e vorba. Dupa cum vedeti, si eu mai am de lucrat la aceasta parte, e drept ca am si o politica destul de interesanta in ceea ce priveste e-mailurile, am obiceiul sa raspund la ele in decurs de maxim 2-3 ore, daca nu dorm sau daca nu ma aflu intr-o zona fara acoperire (gen avion sau alta locatie de genul). Asta tine de profesionalismul meu si atunci notificarile la e-mailuri raman in continuare importante pentru mine.

Exista probabil si exceptii legate de acest aspect al focusarii pe un singur task. De exemplu probabil ca poti conduce si vorbi la telefon in acelasi timp, desi nu recomand nici macar daca aveti hands free, pentru ca scade dramatic puterea voastra de concentrare la volan, chiar daca nu va dati seama. Dar cum traim intr-o lume in care timpul pare sa fie din ce in ce mai scurt, stiu ca probabil veti folosi timpul in care va aflati la volan si pentru alte activitati, de exemplu de a asculta audiobook-uri si de a invata lucruri noi.

Pasul 4: Atentie la timpul alocat pentru social media

Chiar daca in ziua de azi avem nevoie sa fim conectati permanent la tot ce se intampla in jurul nostru si vrem sa fim prezenti cat mai mult pe retelele sociale, e bine sa incerci sa mai tai din timpul alocat pentru a sta pe retelele sociale precum Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram sau altele. Nu se intampla nimic daca nu esti permanent conectat la ele, din contra, daca vei intra mai rar, vei putea selecta mai usor informatiile de calitate si vei castiga la capitolul productivitate.

Spre exemplu, eu am renuntat de tot la Twitter, chiar daca mai am cont acolo, intru de obicei doar daca primesc o notificare pe e-mail si chiar si atunci inchid in cateva secunde. Nu folosesc inca LinkedIn, desi probabil ar putea fi o resursa valoroasa, iar Facebook-ul pe care obisnuiam sa-l tin deschis intr-un tab, incerc, cel putin cand sunt concentrat pe task-uri de programare, sa-l inchid. Probabil as fi renuntat si la el daca nu ar fi existat chat-ul de la Facebook ,desi probabil ca e o iluzie nevoia de a sta conectat la el.

Pasul 5: Creeaza-ti un mediu de lucru placut

Biroul trebuie sa fie ordonat; in felul asta o sa transmita acelasi mesaj si creierului si o sa lucrezi mult mai bine. De asemenea, dupa ce m-am intors din Japonia, am venit cu ideea asta – de simplitate si, desi lucrez la ea, pot sa recunosc ca inca nu-mi iese nici pe departe. Teoretic, obiectele de care am eu nevoie pe birou sunt: laptopul, mouse-ul, un monitor extern, telefonul, un caiet si un pix si, eventual, un incarcator pentru telefon. Cu toate acestea, am mult mai multe obiecte pe biroul meu, dar de cele mai multe ori sunt asezate frumos in ordine si asta ofera un confort psihic atunci cand lucrez.

De asemenea, am pe birou o bila antistres, desi de obicei ma joc cu ea lovind-o de zidul din fata mea atunci cand sunt concentrat asupra unei idei sau a unei probleme. Nu pot sa imi dau seama daca e o idee buna sau nu sa faci asta atunci cand te gandesti intensiv la o problema la care cauti o rezolvare.

Pasul 6: Atentie la somn

Am inteles, inca din primii ani de antreprenoriat, ca somnul este un lucru foarte important si care poate afecta drastic productivitatea. Astfel incat, nu doar ca sunt atent sa-mi fac orele necesare de somn, din fericire eu nu am nevoie de foarte multe ore de somn, dar sunt si foarte atent la locul in care dorm, calitatea saltelei, a aerului din incapere, a temperaturii camerei in care dorm. Chiar daca dorm foarte profund, de cele mai multe ori, consider ca inca mai pot aduce imbunatatiri la acest capitol, de exemplu intentionez sa imi cumpar un umidificator si purificator de aer exact pentru camera in care dorm.

Pasul 7: Asuma-ti ca nu le poti face pe toate

Incearca sa determini cat poti face, sa te evaluezi in mod corect si sa nu iti iei mai mult decat poti duce. Chiar si asa, eu sunt foarte tentat sa ma implic in foarte multe proiecte. La un moment dat, aveam calendarul mai mult decat plin si din cele 20 de task-uri de peste zi, cel putin 10 treceau in ziua urmatoare si astfel se adunau din ce in ce mai multe. Asta pana in momentul in care mi-am dat seama ca unele lucruri nu fac decat sa imi aduca stres si ca probabil nu le voi face niciodata.

De exemplu, am o idee buna de articol; dar au trecut deja cateva zile si nu m-am apucat de el, deci e destul de clar ca probabil nu il voi scrie niciodata sau va dura luni de zile pana la finalizare. Si atunci, pur si simplu imi asum faptul ca nu voi scrie niciodata articolul respectiv, ca nu este indeajuns de important pentru mine sa il scriu si sterg ideea din calendar, articolul din draft si imi vad mai departe de viata mea. In felul acesta, reusesc sa am un calendar mult mai aerisit, mai putin stres si mai mult timp pentru a ma concentra pe lucrurile mai importante. La fel se intampla si in cazul altor task-uri din calendar.

Concluzii

Cauta sa vezi care din punctele de mai sus te ajuta pe tine. De exemplu, in articolul lui Alex puteti vedea ca pe el il ajuta muzica sa fie mai productiv, eu insa sunt deranjat sa am muzica in casti cand muncesc, drept urmare nu v-am povestit despre asta in articol. De asemenea, sunt singur ca exista si alte lucruri care te pot ajuta sa iti cresti productivitatea si eficienta muncii tale. Fii deschis la schimbari si cauta-le pe acelea care te ajuta pe tine sa evoluezi si sa fii mai productiv!