Posted by 
Anul acesta sunt axat pe obtinerea unui castig rezonabil din online si, cum una din marile probleme pe care le aveam tineau de timp si organizare, am decis ca e timpul sa imbunatatesc si mai mult procesul prin care imi organizez task-urile, ideile si ceea ce am de facut. Ideea vine de la fostul meu sef, pe care l-am vazut insistand deseori pe ideea de „single point of contact”. Am pornit de la ea si am incercat sa o implementez in ceea ce eu am numit productivity workflow, iar rezultatele se anunta a fi unele foarte bune.
Nu zic ca e cea mai buna metoda de organizare, nu zic ca nu pot exista si alte metode mai eficiente, dar cred cu tarie ca, pornind de la procesul descris de mine mai jos, va puteti imbunatati modul de organizare si puteti castiga timp favorabil pentru dezvoltarea altor proiecte si idei.
Ca sa intelegeti mai bine cum functionau la mine lucrurile anul trecut, o sa va explic pe scurt cum imi faceam managementul timpului si al task-urilor pe care le aveam de facut peste zi.
Ideile: Cu totii stim ca in tren, autobuz sau tramvai, ne vin tot felul de idei despre chestii faine pe care le putem scrie pe blog. Daca erau la stadiul de idee, doar ajungeau in inbox-ul casutei de e-mail si de acolo erau preluate sau uneori uitate printre zecile de mailuri din inbox. Daca erau idei mai complexe si ma apucam deja sa scriu 2-3 paragrafe despre ideea respectiva, atunci ajungeau deja pe blog intr-un draft. Astfel, spre finalul anului, aveam undeva la 45 de articole in draft la acest blog, dar stiti ca nu e singurul blog de care ma ocup. De asemenea, multe alte idei veneau din alte articole citite si obisnuiam sa dau share -> e-mail si sa ajunga tot in e-mail si aceste idei.
Advertoriale: Acestea veneau pe e-mail, aglomerand si mai mult casuta de e-mail deja plina de la propriile e-mailuri. Daca mai punem si diverse discutii de business si contracte, discutii cu contabila, cu diversi, deja erau mai tot timpul 30-60 de e-mailuri in inbox. Si, daca ziceti ca sunt putine, asta se datoreaza altui proces mai vechi, prin care am decis sa nu mai am mai mult de 50 de e-mailuri in inbox, pentru ca, daca se duc pe pagina a doua, deja nu le mai vad.
Task-uri: Separat de toate acestea, mai foloseam si Google Calendar, unde puneam diverse task-uri, unele chiar repetitive, precum cele prin care fac back-up-ul serverului sau fac curatenie in casuta de e-mail (procedura de care v-am scris mai sus). Din nou, si aici aveam puse articolele care trebuie scrise, eventual cu un link catre e-mailul care continea comunicatul de presa sau brief-ul campaniei. Pot spune ca in calendar nu era totusi asa de mare aglomeratia, adunand undeva la 35 de task-uri pe saptamana, unele dintre ele fiind duplicate ale e-mailurilor sau ale ideilor de pe blog.
Astfel, cand ma tineam de calendar, aproape ca pierdeam controlul la e-mail sau la numarul de articole din draft. Cand luam casuta de e-mail la curatat, mai ma trezeam ca am aruncat 10 articole in draft pe blog si pareau ca nu se mai termina niciodata. Cand incercam sa stau cateva zile sa scad numarul de articole din draft, ajungeau in calendar multe alte task-uri si se aglomera acolo. Parea o munca de sisif, care nu se termina niciodata.
In momentul de fata, am 4 e-mailuri in inbox, 4 articole in draft (pentru ca sunt scrise deja mai mult de jumatate, 2 sunt despre antreprenoriat si vor intra peste o saptamana si peste 2 saptamani lunea, asa cum v-ati obisnuit, 2 sunt despre social media si vor intra joi acum si joia viitoare si am scapat si de ele), iar calendarul e deja plin pe 2 saptamani. Oricum, am asa o idee si despre incarcarea mea si stiu daca pot sa fac sau nu alte lucruri, stiu si ce am de facut si las si cateva idei pe zi; in caz ca am timp sa ma ocup si de ele, le fac, in caz ca nu am timp de ele, le mut peste cateva zile.
Workflow-ul arata cam asa:
Idei de scris pe blog: le pun calendar.
Articole de scris cu brief, venite in e-mail: le pun in calendar (cu link catre e-mail, iar e-mailul se muta intr-un folder separat, sa nu mai stea in inbox).
E-mail nou, stat 5 minute si luat decizia daca este ceva de care merita sa ma ocup, daca este ceva de care vreau sa ma ocup (un advertorial, de exemplu), dat raspuns la agentie, mutat e-mailul in folder separat, pus in calendar. Decid ca nu am timp de el, raspuns negativ (cu parere de rau) si delete.
Orice lucru care ajunge la mine are ca punct final calendarul. A disparut stresul articolelor din draft, al zecilor de e-mail-uri si am un singur punct unde am tot ce imi trebuie. Calendarul.